こんにちは、Shoyoです。
今日は、アウトラインを作成する重要性をお話しする。
皆さんは、仕事を依頼された時にすぐに取りかかるだろうか。あるいは業務計画を立てるだろうか。一見、すぐに仕事に取りかかることは最良と思えるかもしれないが、計画を立てずに仕事を進めるとかえって時間がかかる。仕事のゴールを正確に把握できていなければ、やり直しを余儀なくされる。一方、これから行う仕事のアウトラインを作成していれば、仕事の目標、やることを正確に認識できているためやり直しが少なくなる。
そもそも、アウトライン（Outline）とは、一般的に文書やプレゼンテーションの構成を整理するための概要のことである。プロジェクトを効率的に進めていく際にも使われる。主な目的は、仕事の流れを分かりやすくし、要点を明確にすることにある。今日はアウトライン作成する際に最低限必要な項目を紹介する。
アウトライン作成に必要な項目
1. 仕事の概要
- プロジェクト名
- 目的・ゴール：何を達成したいか、最終的な成果を明確にする
- 背景：なぜこのプロジェクトを実施するのか、依頼者が何を求めているかを把握する
2. スコープ（範囲）
- プロジェクトの対象範囲：対象とする市場・顧客・地域など
- 除外される範囲：実施しない作業、他のプロジェクトの境界を認識する
- 制約条件：リソース（担当チーム・メンバー、必要なツール・設備、予算など）を明確にする
3. タイムライン
- 主要なマイルストーン：達成すべき重要なポイントをあげる
- スケジュール：開始日の決定、柔軟性を持たせることが特に重要
4. リスク管理
- 潜在的な課題・リスク：想定されるリスクを列挙して対策を考えておくと、冷静に対処可能
- 対策・リスク回避戦略：予定していた計画が崩れたときを想定して、もう一つの戦略を予め考えておく
5. 成果物と評価基準
- 期待される成果物：依頼者（上司など）との合意が必要
- 成功の判断基準：どのようにプロジェクトの成果を評価するか
6. コミュニケーション計画
- 使用するツール：メール・ミーティング・チャットなど使い分けが必要
- 報告の頻度：上司への説明責任を果たさなければならない
以上、アウトラインに書くべき項目である。忙しいあまりにアウトラインを書いてる時間もないかもしれない。しかし、時間がないからこそ書くべきと私は考える。仕事の依頼者の要望、意図を正確にくみ取り、期限以内に遂行する。そのためには一度書き出して頭の中を整理しましょう。アウトラインの作成は大いに貢献できるでしょう。
【今日のススミ】上記の項目の中でも、1つ目の「仕事の概要」を大切にしたい。仕事の根幹となるからだ。んなにアウトラインの重要性を説きながらも、最近アウトラインを作成せずに実験に取り組んでしまった。緊急度の高い仕事であったため、計画を立てずに実験を行っていた。後に行っている実験が目的に沿わないことに気づいた。すぐにやり直して事なきを得たが、最初から横着せずにアウトラインの作成に取り組むべきだと再認識できた。どんなに些細な仕事、緊急の仕事でもアウトラインを作成してから取り組むことを皆さんにはおすすめしたい。失敗はしても防げる失敗は避けたい。目標に繋げることを意識したい。
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